Comment organiser sa boîte mail ?
Aujourd’hui, je sors ma casquette de professionnelle de l’organisation pour vous parler d’un sujet qui, je le sais, touche bon nombre d’entre vous : la boîte mail professionnelle ! Oui, oui, vous savez, cette fameuse boîte qui déborde de mails en tout genre et qui nous fait parfois perdre un temps précieux.
Mais ne vous inquiétez pas, je suis là pour vous aider à transformer cet espace numérique en un véritable havre de paix, digne de mon expertise en home organising. Alors, prêts à dire adieu aux mails en pagaille et à gagner en efficacité ? C’est parti !
Dans un premier temps, triez votre boîte mail !
Comme pour tout espace à organiser, la première étape est le tri. Dans le cas de votre boîte mail, cela signifie supprimer tous les mails inutiles et obsolètes. Pour cela, n’hésitez pas à utiliser la fonction « recherche » pour trouver les mails les plus anciens ou ceux contenant des mots-clés spécifiques (comme « newsletter » ou « promotion »).
Et rappelez-vous : une boîte mail bien rangée est une boîte mail allégée, alors soyez sans pitié !
Créez des dossiers (mais pas trop !)
Une fois le tri effectué, il est temps de passer à l’étape suivante : la création de dossiers. Ces derniers vous permettront de classer vos mails par catégorie et de les retrouver plus facilement.
Cependant, veillez à ne pas en créer trop, au risque de vous y perdre et de rendre l’exercice contre-productif. Je vous recommande de vous limiter à 5 ou 6 dossiers maximum, en fonction de vos besoins et de votre activité professionnelle.
Utilisez les filtres et les étiquettes
Pour aller encore plus loin dans l’organisation de votre boîte mail, je vous conseille d’utiliser les filtres et les étiquettes.
Les filtres vous permettent de classer automatiquement les mails entrants dans les dossiers de votre choix, en fonction de critères prédéfinis (comme l’expéditeur ou l’objet du mail).
Les étiquettes, quant à elles, vous permettent de marquer vos mails avec des codes couleurs ou des mots-clés, pour une recherche et un classement encore plus efficaces.
Désabonnez-vous des newsletters inutiles
Les newsletters, c’est bien, mais à condition de les lire et qu’elles vous apportent une réelle valeur ajoutée. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à vous désabonner pour alléger votre boîte mail et éviter les distractions inutiles. Pour cela, vous pouvez utiliser des outils en ligne comme « Unroll.me » ou « Cleanfox », qui vous permettent de vous désabonner en quelques clics et de façon sécurisée.
Traitez vos mails régulièrement
Enfin, dernier conseil et non des moindres : traitez vos mails régulièrement. Cela signifie les lire, les classer et y répondre si nécessaire, et ce, idéalement plusieurs fois par jour.
Car oui… Une boîte mail bien rangée est une boîte mail vidée régulièrement, alors ne laissez pas les mails s’accumuler et prenez le taureau par les cornes !
Et voilà, vous avez désormais toutes les clés en main pour organiser votre boîte mail professionnelle de façon efficace et durable. Alors, qu’attendez-vous pour vous lancer et pour enfin dire adieu aux mails en pagaille ?
